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jueves, 21 de septiembre de 2017

Procesos de Cierre: Las Peores Practicas



En este post voy a llevar la contraria al tópico recurrente de “Las mejores prácticas en…”.  

Voy a exponer  lo que hacemos repetidamente de manera incorrecta sin darnos cuenta de eso.     


                                                                                                                                     

¿Que es un proceso de cierre?

                                         

Una vez  finalizados los procesos operativos del  día, las instituciones requieren ejecutar procesos de cierre automatizados para actualizar sus bases de datos con  las  transacciones realizadas durante el periodo diario, mensual o anual que corresponda.




Los procesos de cierre que he revisado a lo largo de mi carrera profesional han sido sumergidos en las siguientes “peores practicas gerenciales” aplicadas en el área de sistemas que se resumen en esta frase:
Nadie entiende verdaderamente lo que sucede allí adentro y lo que es peor: a nadie le importa.


Peores Practicas Gerenciales en la Gestión de los procesos de Cierre


·         El software no tiene documentación ni técnica ni funcional.

     Una pésima práctica que se repite una y otra vez consiste en no exigir a los proveedores de software una documentación técnica y funcional de los procesos desarrollados.
    Algunos proveedores engañan al cliente argumentando que el software esta autodocumentado. Ni los analistas de Organización y métodos ni lo analistas funcionales son involucrados en el proceso de evaluación del software antes de adquirirlo.
    Por otra parte, los desarrolladores de la empresa no están dispuestos ni preparados para dedicar tiempo ni esfuerzo a documentar los desarrollos o los ajustes que realizan.

·         Rotación de recursos sin transferencia de conocimientos.
  
     En un taller mecánico dedicado a la reparación de automóviles, cuando se va quien repara los frenos, se sustituye por otro empleado mecánico que realiza el mismo trabajo que el anterior casi inmediatamente. Sin embargo, en productos donde está implicada la propiedad intelectual, como ocurre en el área de sistemas, es un error aplicar ese mismo concepto de la sustitución inmediata sin transferencia de conocimientos.

    En una institución para la cual trabajé hace algún tiempo, era de carácter obligatorio la planificación de una sesión de transferencia de conocimientos a la cual debía asistir todo el personal de IT, independientemente del lenguaje de programación, del equipo o de la funcionalidad del producto desarrollado.

    Los desarrolladores debían explicar técnica y funcionalmente la aplicación instalada así como sus conexiones con otras aplicaciones y con las áreas funcionales de la institución. Además debía entregarse una documentación detallada que debía ser almacenada en una carpeta compartida de acceso controlado para que  todo producto desarrollado e instalado por el área de sistemas quedase como patrimonio intelectual de la institución. 

     Este caso, a mi entender, ha sido una excepción en mi carrera profesional en el marco del “deber ser” institucional. Esta falta de procedimientos para el área de sistemas tiene múltiples causas que serían tema para otro post. Quien esté interesado en el desarrollo de este tema puede solicitármelo  por el blog y con gusto redactare otro artículo con este punto en particular.      


·         Subestimación de la importancia de un proceso de cierre.

     Los procesos de cierre son importantes cuando fallan, cuando no fallan no son el centro de atención de nadie en la organización. Esto es como el paso de los huracanes: importan cuando suceden o si se presenta un escenario que hace probable que sucedan. De resto, casi nadie revisa los reportes del clima.


·         No hay una división óptima de las funciones del personal y  además hay falta de recursos calificados.

    La dinámica de los procesos diarios y la urgencia por resolver las incidencias que exige la operativa del negocio y a falta de recurso humano disponible para realizar esta tarea de análisis y revisión de los desarrollos de la empresa.

    En mi opinión se necesitan dos grupos de personas en el área de IT. Aquellos que gestionan las soluciones de las incidencias diarias y aquellos que piensan, analizan, revisan y auditan los desarrollos realizados y gestionan los próximos desarrollos. Prácticamente ninguna organización en la que he estado tiene identificadas estas dos funciones.




    Por otra parte hay personas más calificadas para atender incidencias y otras para ocuparse de los procesos de gestión de soluciones de desarrollo importantes a mediano y largo plazo. El ejercicio del pensamiento creativo a veces se confunde con hacer arte, poesía, literatura, etc. Sin embargo, la creatividad es un término mucho más amplio que implica el ejercicio consciente y repetido de las funciones del lado derecho del cerebro. En su libro “El pensamiento Lateral” Edward de Bono expone varios ejercicios prácticos para desarrollar el cerebro derecho. La expansión de estos atributos no se restringe solo al área del arte sino a cualquier disciplina, oficio o tarea.


·         Lemas que hemos practicado culturalmente durante mucho tiempo.
     “Si no está roto no lo arregle”. Esto último se enfrenta a los nuevos conceptos disruptivos presentados en el libro de Robert Kriegel  y Louis Patler titulado: “Si no está roto, rómpalo”. Estos conceptos obsoletos que atentan contra el cambio y la innovación mantienen a las instituciones lejos de la curva de crecimiento puesto que el recurso humano es empleado recurrentemente en resolver los problemas de siempre sin dejar espacio para preparar estrategias operativas alternas de crecimiento a mediano y largo plazo.
    Puedes leer la presentación del libro resumida en slides en este enlace