En este post voy a llevar la contraria al tópico recurrente de “Las mejores prácticas en…”.
Voy a exponer lo que hacemos repetidamente de manera incorrecta sin darnos cuenta de eso.
¿Que es un proceso de cierre?
Una vez
finalizados los procesos operativos del día, las instituciones requieren ejecutar
procesos de cierre automatizados para actualizar sus bases de datos con las transacciones realizadas durante el periodo
diario, mensual o anual que corresponda.
Los procesos de cierre
que he revisado a lo largo de mi carrera profesional han sido sumergidos en las
siguientes “peores practicas gerenciales” aplicadas en el área de sistemas que se resumen en esta frase:
Nadie entiende
verdaderamente lo que sucede allí adentro y lo que es peor: a nadie le importa.
Peores Practicas Gerenciales en la Gestión de
los procesos de Cierre
·
El software no tiene documentación ni técnica ni
funcional.
Una pésima
práctica que se repite una y otra vez consiste en no exigir a los proveedores
de software una documentación técnica y funcional de los procesos
desarrollados.
Algunos
proveedores engañan al cliente argumentando que el software esta
autodocumentado. Ni los analistas de Organización y métodos ni lo analistas
funcionales son involucrados en el proceso de evaluación del software antes de
adquirirlo.
Por
otra parte, los desarrolladores de la empresa no están dispuestos ni preparados
para dedicar tiempo ni esfuerzo a documentar los desarrollos o los ajustes que
realizan.
·
Rotación de recursos sin transferencia de conocimientos.
En un
taller mecánico dedicado a la reparación de automóviles, cuando se va quien
repara los frenos, se sustituye por otro empleado mecánico que realiza el mismo
trabajo que el anterior casi inmediatamente. Sin embargo, en productos donde está
implicada la propiedad intelectual, como ocurre en el área de sistemas, es un
error aplicar ese mismo concepto de la sustitución inmediata sin transferencia
de conocimientos.
En
una institución para la cual trabajé hace algún tiempo, era de carácter obligatorio
la planificación de una sesión de transferencia de conocimientos a la cual debía
asistir todo el personal de IT, independientemente del lenguaje de programación,
del equipo o de la funcionalidad del producto desarrollado.
Los
desarrolladores debían explicar técnica y funcionalmente la aplicación
instalada así como sus conexiones con otras aplicaciones y con las áreas
funcionales de la institución. Además debía entregarse una documentación detallada
que debía ser almacenada en una carpeta compartida de acceso controlado para
que todo producto desarrollado e instalado
por el área de sistemas quedase como patrimonio intelectual de la institución.
Este
caso, a mi entender, ha sido una excepción en mi carrera profesional en el marco
del “deber ser” institucional. Esta
falta de procedimientos para el área de sistemas tiene múltiples causas que
serían tema para otro post. Quien esté interesado en el desarrollo de este tema
puede solicitármelo por el blog y con
gusto redactare otro artículo con este punto en particular.
·
Subestimación de la importancia de un proceso de cierre.
Los
procesos de cierre son importantes cuando fallan, cuando no fallan no son el
centro de atención de nadie en la organización. Esto es como el paso de los
huracanes: importan cuando suceden o si se presenta un escenario que hace
probable que sucedan. De resto, casi nadie revisa los reportes del clima.
·
No hay una división óptima de las funciones del personal y
además hay falta de recursos calificados.
La dinámica
de los procesos diarios y la urgencia por resolver las incidencias que exige la
operativa del negocio y a falta de recurso humano disponible para realizar esta
tarea de análisis y revisión de los desarrollos de la empresa.
En mi opinión se
necesitan dos grupos de personas en el área de IT. Aquellos que gestionan las soluciones
de las incidencias diarias y aquellos que piensan, analizan, revisan y auditan
los desarrollos realizados y gestionan los próximos desarrollos. Prácticamente
ninguna organización en la que he estado tiene identificadas estas dos
funciones.
Por otra parte hay personas más calificadas para atender incidencias
y otras para ocuparse de los procesos de gestión de soluciones de desarrollo importantes
a mediano y largo plazo. El ejercicio del pensamiento creativo a veces se
confunde con hacer arte, poesía, literatura, etc. Sin embargo, la creatividad
es un término mucho más amplio que implica el ejercicio consciente y repetido de
las funciones del lado derecho del cerebro. En su libro “El pensamiento Lateral”
Edward de Bono expone varios ejercicios prácticos para desarrollar el cerebro
derecho. La expansión de estos atributos no se restringe solo al área del arte
sino a cualquier disciplina, oficio o tarea.
·
Lemas que hemos practicado culturalmente durante mucho
tiempo.
“Si no está roto no lo arregle”. Esto último
se enfrenta a los nuevos conceptos disruptivos presentados en el libro de Robert
Kriegel y Louis Patler titulado: “Si no está
roto, rómpalo”. Estos conceptos obsoletos que atentan contra el cambio y la innovación
mantienen a las instituciones lejos de la curva de crecimiento puesto que el
recurso humano es empleado recurrentemente en resolver los problemas de siempre
sin dejar espacio para preparar estrategias operativas alternas de crecimiento
a mediano y largo plazo.
Puedes leer la presentación del libro resumida en slides
en este enlace
