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miércoles, 30 de noviembre de 2011

Cómo Nos Comunicamos Los Desarrolladores
















Este artículo no se trata de tips de programación, procesos o desarrollo de proyectos. En esta oportunidad, hago un alto en la tradicional redacción de artículos técnicos para hacer un  llamado de atención a la forma en que nos comunicamos cuando redactamos correos dentro de la organización en la que estamos trabajando.


Es alarmante la poca disposición que existe en general, en el mundo de los desarrolladores de cuidar la redacción de  correos en forma adecuada. Todo lo que escribimos es nuestra carta de presentación y deja un sello imborrable en la mente de quienes nos leen. No es suficiente con ser un excelente técnico cuando no nos damos a entender con claridad ante los otros entes de la organización. Por esta “insignificante diferencia”, muchas veces ascienden a alguien quizás menos preparado técnicamente que nosotros pero que sabe hacerse entender y que, de esta manera, se convierte en un líder natural que contribuye a agilizar la operativa organizacional.

Tips para redactar correos:

1.-La Estructura.

Un correo debe tener un saludo, un cuerpo y una despedida.   

  • Saludo: Buenas tardes, Estimados señores, etc.
  • Cuerpo: Comienza redactando, en un máximo de dos líneas, el objetivo de tu correo, es decir, para qué estas escribiendo ese correo.
  • Despedida: Saludos Cordiales, En espera de su repuesta, Atentamente, etc.

2.-Corto y directo. Utiliza la menor cantidad posible de palabras.

3.-No uses mayúsculas en todas las letras. ESTO DA LA IMPRESIÓN DE ESTAR ENOJADO Y GRITANDO.

4.-Cuida la ortografía. Da pena ver errores ortográficos en correos enviados por programadores. Existen correctores automáticos y en caso de duda, consulta con otras personas antes de enviar el correo.

5.-Ten presente quien va a leer tu correo.
Si te diriges a un gerente, recuerda que él (ella) no están al detalle de tus actividades. Haz un breve recuento de lo que estas haciendo y puntualiza dentro de ese contexto lo que quieres transmitir. Hay programadores que escriben como si los demás estuviesen en su cabeza omitiendo detalles importantes de su tarea diaria que harían mucho mas comprensible su mensaje al destinatario.

6.-Por favor no copies y pegues códigos enteros de programas o lista de fuentes. Es preferible colgar en tu correo,  un adjunto en Word o en Excel que tenga sus márgenes, títulos, y autoría. Hace algún tiempo un programador que conozco, entró por el STRPDM seleccionó con el Mouse la lista de fuentes en los que había trabajado y los pegó directamente en el correo.  El correo decía: Buenas tardes, y seguidamente la lista pegada de todos los fuentes a continuación tal y como la despliega el STRPDM. Luego no seguía ninguna explicación; sin despedida al final y sin especificar para qué había enviado eso ni el contexto dentro del cual estaba trabajando el programador. Más grave aún: el destinatario era un Gerente.

7.-Usemos el sentido común y dejemos la flojera.
Si nos detenemos unos minutos a leer lo que vamos a enviar, nos damos tiempo a corregir y ajustar cosas sencillas que saltan a la vista que están mal redactadas. NO es un favor que le hacemos a otros: es nuestra imagen profesional la que estamos vendiendo en cada correo.

8.-Evita hace Post Data. Esto resta claridad al correo y dispersa la atención del motivo principal de tu comunicación.

9.-Ponte a la orden al terminar el correo.
Si no tienes una firma automática con tu extensión telefónica, coloca al luego de tu despedida, la manera mas expedita que tiene el destinatario para comunicarse contigo en caso de que así lo requiera.

Ejemplo de  correo:
 _______________________________________________________
Buenas tardes Sr. Pérez.

En el adjunto, envío la lista de actividades realizadas en el periodo marzo-abril 2011. Estas actividades corresponden al desarrollo del proyecto “Comunicación”  en la Fase de Elaboración.

A la orden para cualquier duda o sugerencia.

Saludos Cordiales,

Ing. Pedro XXXXX
Extensión telefónica. 9887.
__________________________________________________

Puedes ver que:

-Hay un saludo: Buenas tardes Sr. Perez.

-En la primera linea se define rápidamente el objetivo del correo: Enviar la lista de actividades.

-Luego se contextualiza el envio: Corresponden al periodo X del proyecto Y en la fase Z

-Te pones a la orden 

-Te despides

-Colocas tu forma de contacto telefónico.


Es sencillo, ¿verdad?


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Autor: Ing. Liliana Suárez



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