Este
artículo no se trata de tips de programación, procesos o desarrollo de
proyectos. En esta oportunidad, hago un alto en la tradicional redacción de
artículos técnicos para hacer un llamado
de atención a la forma en que nos comunicamos cuando redactamos correos dentro
de la organización en la que estamos trabajando.
Es
alarmante la poca disposición que existe en general, en el mundo de los desarrolladores de cuidar la redacción de correos en forma adecuada. Todo lo que
escribimos es nuestra carta de presentación y deja un sello imborrable en
la mente de quienes nos leen. No es suficiente con ser un excelente técnico
cuando no nos damos a entender con claridad ante los otros entes de la
organización. Por esta “insignificante diferencia”, muchas veces ascienden a
alguien quizás menos preparado técnicamente que nosotros pero que sabe hacerse
entender y que, de esta manera, se convierte en un líder natural que contribuye
a agilizar la operativa organizacional.
Tips para redactar
correos:
1.-La Estructura.
Un correo debe tener un
saludo, un cuerpo y una despedida.
- Saludo: Buenas tardes, Estimados señores, etc.
- Cuerpo: Comienza redactando, en un máximo de dos líneas, el objetivo de tu
correo, es decir, para qué estas escribiendo ese correo.
- Despedida: Saludos Cordiales, En espera de su repuesta, Atentamente, etc.
2.-Corto y directo.
Utiliza la menor cantidad posible de palabras.
3.-No uses mayúsculas en
todas las letras. ESTO DA LA IMPRESIÓN DE ESTAR ENOJADO Y GRITANDO.
4.-Cuida la ortografía.
Da pena ver errores ortográficos en correos enviados por programadores. Existen
correctores automáticos y en caso de duda, consulta con otras personas antes de
enviar el correo.
5.-Ten presente quien
va a leer tu correo.
Si te diriges a un
gerente, recuerda que él (ella) no están al detalle de tus actividades.
Haz un breve recuento de lo que estas haciendo y puntualiza dentro de ese
contexto lo que quieres transmitir. Hay programadores que escriben como si los
demás estuviesen en su cabeza omitiendo detalles importantes de su tarea
diaria que harían mucho mas comprensible su mensaje al destinatario.
6.-Por favor no copies
y pegues códigos enteros de programas o lista de fuentes. Es preferible colgar
en tu correo, un adjunto en Word o en
Excel que tenga sus márgenes, títulos, y autoría. Hace algún tiempo un
programador que conozco, entró por el STRPDM seleccionó con el Mouse la lista
de fuentes en los que había trabajado y los pegó directamente en el
correo. El correo decía: Buenas tardes,
y seguidamente la lista pegada de todos los fuentes a continuación tal y como
la despliega el STRPDM. Luego no seguía ninguna explicación; sin despedida al
final y sin especificar para qué había enviado eso ni el contexto dentro del
cual estaba trabajando el programador. Más grave aún: el destinatario era un
Gerente.
7.-Usemos el sentido
común y dejemos la flojera.
Si nos detenemos unos
minutos a leer lo que vamos a enviar, nos damos tiempo a corregir y ajustar
cosas sencillas que saltan a la vista que están mal redactadas. NO es un favor
que le hacemos a otros: es nuestra imagen profesional la que estamos
vendiendo en cada correo.
8.-Evita hace Post
Data. Esto resta claridad al correo y dispersa la atención del motivo
principal de tu comunicación.
9.-Ponte a la orden al
terminar el correo.
Si no tienes una firma
automática con tu extensión telefónica, coloca al luego de tu despedida, la
manera mas expedita que tiene el destinatario para comunicarse contigo en caso
de que así lo requiera.
Ejemplo de correo:
Buenas
tardes Sr. Pérez.
En el adjunto, envío la lista de actividades realizadas en el periodo marzo-abril 2011. Estas
actividades corresponden al desarrollo del proyecto “Comunicación” en la Fase de Elaboración.
A la orden
para cualquier duda o sugerencia.
Saludos
Cordiales,
Ing. Pedro XXXXX
Extensión
telefónica. 9887.
__________________________________________________
-Te pones a la orden
-Te despides
-Colocas tu forma de contacto telefónico.
Es sencillo, ¿verdad?
Si te pareció interesante, reenvíalo a un amigo haciendo click en el
sobrecito que está al final del artículo.
El conocimiento es valioso, compártelo.
Autor: Ing. Liliana Suárez
El conocimiento es valioso, compártelo.
Autor: Ing. Liliana Suárez
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