Sincronización Procesos AS/400 y Web

La mayoría de las organizaciones que mantiene sus procesos principales en as/400, utilizan aplicaciones  web para permitir a sus clientes la actualización de datos  a través de Internet.

Es necesario definir un proceso de sincronización de datos entre la base de datos web y la base de datos residente en el as/400.

El proceso de sincronización tiene como objetivo principal mantener ambos sistemas con la información actualizada en forma instantánea para que la consistencia de la data y la secuencia de los procedimientos no sean obstaculizadas. Por ejemplo, si un cliente solicita una extensión de su límite de crédito a través de la página web, esta solicitud debe ser “informada” al As/400 inmediatamente. Una vez aprobada la solicitud en el as/400 esta aprobación debe actualizar la página web de manera que cuando el cliente solicite un pedido con un margen de crédito mayor no sea rechazada su compra. Muchas veces notificamos al cliente vía correo o por vía telefónica que la ampliación de su crédito ha sido aprobada. Sin embargo, cuando ingresa a la página web, la data no está actualizada todavía y el cliente se comunica con la empresa manifestando su desconcierto. El asunto de la eficacia en la atención al cliente es sumamente importante. Debe analizarse la secuencia de procesos y procedimientos manuales y automatizados para no caer en estas deficiencias de atención en el servicio al cliente. Es preferible programar un proceso automático que luego de ampliar la línea de crédito del cliente, le envíe un e-mail o un mensaje de texto a su celular y/o notifique al departamento de ventas las actualizaciones que han sido realizadas y están disponibles para los clientes.  El cliente no debería pasar por estas situaciones incómodas. El que la transmisión de datos falló o que no ha sido ejecutada no es incumbencia ni interés del cliente. A veces damos como excusa: “el proceso no ha corrido” o peor aún se escuchan frases de respuesta al cliente como: “eso tiene que ver con sistemas no con nosotros”. Lo que genera una imagen de la empresa de cara al cliente francamente deplorable y mediocre.

Debe definirse sin ambigüedades en cual de los dos equipos se hace qué tipo de actualizaciones para evitar perdida de información por la superposición de una data sobre la otra o evitar duplicidad de la data.

Las operaciones “en tránsito” también son un tema importante. Si un cliente hace un pedido hace dos días y antes de que su pedido llegue efectúa un cambio de dirección. Este cambio puede representar un problema en la entrega del servicio.  Esto debe ser detectado por el sistema al momento que se realiza una actualización de datos y advertir al propio cliente y al departamento de ventas para asegurar que el pedido llegue a su destino. Si a esto agregamos que la dirección nueva está en la página web pero que el as/400 no se ha enterado del cambio por alguna falla del proceso o porque el tiempo de sincronización de ambas datas fue mal elegido, puede causar inconvenientes en el seguimiento del caso.

Desde el punto de vista técnico, es fundamental generar un log o registro de transmisión entre uno y otro sistema que establezca la cantidad de registros transmitidos (por el sistema que envía data) y las operaciones realizadas en la data en cada uno de ellos así como la cantidad de registros recibidos  por el sistema receptor.  Es importante elegir el servidor adecuado o la herramienta de intercambio de data mas confiable. Según la magnitud de la información y tamaño de la empresa, puede elegirse un servidor intermedio que sirva “de puente” entre el servidor web y el AS/400, puede utilizarse la utilidad “ODBC” u otras de mas avanzadas para extraer información desde el as/400 a otra plataforma o cualquier medio que garantice rapidez y capacidad de almacenamiento.

 He estado en  organizaciones en las que una vez puesto el sistema de sincronización en producción comienzan a aparecer situaciones imprevistas que afectan a varios clientes y que obligan a correr a los programadores para “remendar” la falta de análisis previo.  En otros casos le ha tocado a las empresas cargar manualmente la data que el cliente ya había ingresado y que se “perdió” por errores en los procedimientos de ejecución.

Es importante sobretodo para el equipo de desarrollo  del As/400 disponer de las nuevas herramientas metodológicas suministradas por las tecnologías de punta como el  estudio de los “Casos de Uso”.  A la mayoría de los desarrolladores del As/400 que se rigen por una forma tradicional de análisis, les fastidia “hacer muñequitos” y documentar formalmente los escenarios bajo este esquema. Sin embargo, este es un proceso imprescindible para asegurar la calidad de nuestro trabajo. Además, podemos solicitar apoyo del personal de Calidad y Procesos de la organización para definir conjuntamente estos escenarios, los casos de uso y las pruebas de los mismos. Esta manera de trabajar genera mejores oportunidades para fidelizar al cliente con la empresa porque prestamos un mejor servicio y logramos un cliente satisfecho.

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Autor: Ing. Liliana Suárez